Whistleblowing

Websolute Spa incoraggia i dipendenti e le terze persone che lavorano con il Gruppo a segnalare eventuali problemi legati alle violazioni del Codice di Condotta o situazioni potenzialmente critiche legate a violazione di legge (whistleblowing).

Per facilitare la segnalazione di violazioni Websolute Spa si è dotata di uno strumento elettronico. Questo strumento elettronico è esterno ai sistemi Websolute ed è gestito dalla Società MYGO s.r.l. in via del Corso 92 Roma, P.iva 14356531005

Il segnalatore vi ha accesso tramite un link internet. Al primo accesso, il segnalatore dovrà leggere un documento di spiegazione delle funzionalità del software di segnalazione. Una volta inserita la segnalazione, l’organismo preposto gestirà il caso potendo comunicare con chi ha segnalato l’illecito tramite lo stesso strumento. Websolute non avrà in alcun caso accesso al sistema.

Lo strumento elettronico è accessibile al seguente indirizzo

https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/WEBSOLUTE

Informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679

In conformità agli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito indicato come GDPR – General Data Protection Regulation), websolute S.p.a in qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, Le fornisce le seguenti informazioni nell’ambito della gestione delle segnalazioni di condotte illecite c.d. whistleblowing.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Ai sensi dell’art. 4 punto 7 del GDPR 2016/679, Titolare del trattamento è la società websolute S.p.a. con sede legale in Strada della Campanara 15 – 61122 Pesaro.

2. IL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO – Data Protection Officer)

Ai sensi dell’art. 37 del GDPR 2016/679 websolute s.p.a. ha nominato un Responsabile della Protezione dei dati (DPO) nella persona dell’Avvocato Michele Morriello con sede in Via Masaccio 18 – 50136 Firenze – email: [email protected]. Il DPO è il riferimento primario della società per tutte le questioni rilevanti sulla normativa privacy, comprendendo la tutela dei dati personali dei dipendenti e l’esercizio dei loro diritti

3. FINALITA’, BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO E NATURA DEL CONFERIMENTO

I suoi dati personali, in qualità di soggetto segnalante, segnalato o menzionato dalla segnalazione riguardante condotte illecite commesse all’interno di websolute S.p.a., saranno trattati per le seguenti finalità e relative basi giuridiche:

• ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni effettuate ai sensi del Decreto Legislativo no. 24/2023, che ha recepito in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937 finalizzate a denunciare fenomeni illeciti e comportamenti sospetti, irregolarità nella conduzione di WEBSOLUTE S.p.a, atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme interne ed esterne all’organizzazione. La base giuridica è identificata dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR) del trattamento a contrastare condotte illecite all’interno dell’azienda, da considerarsi prevalenti rispetto agli interessi e ai diritti e le libertà fondamentali dell’interessato. In caso di trattamento di dati appartenenti a categorie particolari, per aspetti legati al rapporto lavorativo, la base giuridica risiede nella necessità di assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici Suoi, dell’interessato o di websolute S.p.a in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) del GDPR.
• Svolgimento delle attività istruttorie e di accertamento, avvalendosi dell’assistenza di professionisti terzi o di altre risorse aziendali;
• Adozione di provvedimenti a seguito di segnalazioni. La base giuridica è identificata, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR, ovvero dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare a contrastare condotte illecite all’interno dell’azienda, da considerarsi prevalenti rispetto agli interessi e ai diritti e le libertà fondamentali dell’interessato, e, per provvedimenti riguardanti lavoratori subordinati, parasubordinati o collaboratori, nella necessità di eseguire un contratto di cui è parte l’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR. In caso di trattamento di dati appartenenti a categorie particolari, per aspetti legati al rapporto lavorativo, la base giuridica risiede nella necessità di assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici Suoi, dell’interessato o di websolute S.p.a in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) del GDPR.
• Difesa di un diritto in sede giudiziaria, in caso di necessità di agire a seguito della segnalazione. La base giuridica è identificata, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, nella necessità di perseguire un legittimo interesse del titolare del trattamento e, in caso di trattamento di dati appartenenti a categorie particolari, nella necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra, ad eccezione di alcune informazioni personali del segnalante, il cui conferimento è volontario.

Il mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione

4. CATEGORIE E FONTE DEI DATI TRATTATI

I dati trattati possono essere dati di identificazione personale (nome e cognome), dati anagrafici (luogo e data di nascita, residenza), dati di identificazione fiscale (codice fiscale), luogo di lavoro, qualifica, ruolo lavorativo e ogni dato personale, eventualmente anche rientrante nelle categorie particolari di cui all’art. 9 del GDPR presente nella segnalazione, necessario al perseguimento delle suddette finalità o comunque fornito dal segnalante. I dati personali acquisiti sono quelli forniti dal segnalante, a cui si aggiungono quelli che sono eventualmente già nella disponibilità di websolute S.p.a o anche acquisiti nel corso delle attività volte alla verifica della fondatezza della segnalazione.

5. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI – AMBITI DI COMUNICAZIONE

Per il perseguimento delle finalità indicate, i dati personali eventualmente contenuti nelle segnalazioni saranno raccolti, trattati e gestiti dal personale del Whistleblowing Office nonché dagli eventuali soggetti che concorrono, a diverso titolo, alla corretta esecuzione della Procedura Whistleblowing, autorizzati al trattamento o nominati responsabili del trattamento ex art. 28 del GDPR (es. il gestore della piattaforma di segnalazioni on-line e la società di consulenza per la gestione delle segnalazioni). Detti soggetti saranno appositamente individuati dal Titolare che provvederà altresì a fornire adeguate istruzioni sulle modalità e finalità del trattamento e ad assicurare che siano soggetti a obblighi di riservatezza e confidenzialità.

Il Titolare potrà, infine, comunicare, purché necessario per il perseguimento delle finalità del trattamento, i dati personali raccolti a soggetti terzi appartenenti alle seguenti categorie:

• autorità competenti che agiranno in qualità di titolari autonomi del trattamento (es. l’ANAC e l’autorità giudiziaria);
• società/enti/professionisti/associazioni/studi legali che svolgono, a titolo esemplificativo, attività di supporto alle indagini e prestazione dei servizi etc., che agiranno, a seconda dei casi, in qualità di autonomi titolari, o di responsabili del trattamento sulla base di uno specifico accordo sul trattamento dei dati personali concluso ai sensi dell’art. 28 del GDPR;
• − società Inline S.r.l. di Roma nominata allo scopo responsabile del trattamento per l’acquisizione e il supporto alla gestione delle segnalazioni

6. TRASFERIMENTO DATI PERSONALI A PAESI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI

I suoi dati personali saranno trattati all’interno Unione Europea. Qualora i suoi dati personali dovessero essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, websolute S.p.a. garantirà che il trattamento sia conforme con il Capo V del GDPR 2016/679 o che la società Responsabile abbia aderito al UE-US Data Privacy Framework garantendo l’applicazione di adeguate garanzie e misure a protezione dei dati.

7. CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

Le segnalazioni saranno conservate nel rispetto del principio di minimizzazione per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati e comunque per un periodo di tempo non superiore ai 5 anni fatto salvo la difesa dei propri diritti in sede giudiziaria, in relazione a tali finalità. Nell’archivio delle segnalazioni, i dati personali acquisiti che risulteranno non rilevanti e applicabili rispetto la normativa del whistleblowing, saranno immediatamente cancellati.

8. TRATTAMENTI AUTOMATIZZATI

websolute S.p.a. non effettua trattamenti basati su un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, che producono effetti giuridici o che possono incidere in modo significativo sulla sua persona

9. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Rimane sua libera facoltà nei casi espressamente previsti dalla legge e salve le limitazioni individuate dalle pertinenti disposizioni di legge e, in particolare, dall’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003, esercitare i suoi diritti previsti dagli artt. 15 e ss. del GDPR. In particolare, ha il diritto di:

• ottenere la conferma che sia in corso il trattamento dei suoi dati personali e, in tal caso, di chiedere al Titolare l’accesso alle informazioni relative al trattamento medesimo (es. finalità, categorie di dati trattati, destinatari o categorie di destinatari dei dati, il periodo di conservazione, etc.);
• • chiedere la rettifica dei suoi dati eventualmente inesatti o incompleti;
• • chiedere al Titolare la cancellazione dei dati (es. se i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti, in caso di revoca del consenso su cui si basa il trattamento, etc.);
• • chiedere la limitazione del trattamento (es. in caso di contestazione da parte dell’Utente sull’esattezza dei dati; se il trattamento è illecito e lo stesso si oppone alla cancellazione dei dati personali; se i dati sono necessari per l’esercizio o la difesa in giudizio di un diritto dell’Utente, anche qualora il titolare non ne abbia più bisogno; in caso di esercizio del diritto di opposizione, per il tempo necessario alla verifica della sussistenza dei motivi legittimi).
• • chiedere la portabilità dei suoi dati personali ricevendo in un formato intellegibile da dispositivo automatico (es. xml, pdf, ecc.) i dati personali che la riguardano e di trasmetterli ad altro titolare, o di ottenere la trasmissione diretta da un titolare all’altro, se tecnicamente fattibile.

Qualora Lei desideri proporre un reclamo in merito alle modalità attraverso cui i Suoi dati sono trattati, ovvero in merito alla gestione di un reclamo da Lei proposto, Lei ha il diritto di presentare un’istanza direttamente all’Autorità di controllo (Garante per la Protezione dei dati personali:  www.gpdp.it ).

Potrà esercitare i diritti sopra elencati, in qualsiasi momento e senza particolari formalità, inoltrando la sua richiesta al Data Protection Officer della websolute S.p.a. scrivendo all’indirizzo e-mail: [email protected]